特邀买家协议条款 - CIBTM北京国际商务及会奖旅游展览会

特邀买家协议条款


特邀买家协议条款

  • 1. 免费配套服务

    1.1 一旦确认加入特邀买家计划,特邀买家将获得:

    • 从指定目的地出发的免费往返经济舱航班(非北京全招待买家)
    • 两晚在豪华五星级酒店的免费住宿(非北京买家)
    • 机场酒店和IBTM China展馆之间班车接送(非北京买家)
    • 500元星巴克礼品卡(仅限北京买家)
    • 专属邀约日程表
    • 免费使用特邀买家专属休息室享受茶点
    • 有机会申请展后观光旅行(非北京全招待买家)
    • 在IBTM China的特邀买家休息室享受茶点
    • 出席IBTMChina教育研讨会
    其他花费及附加费用将由特邀买家自行承担。例如:
    • 私人接送
    • 公务以外的餐饮
    • 航班升舱
    • 酒店升级
    • 额外的夜间住宿
    • 个人额外费用
    • 旅行保险
    • 签证费用(邀请函由IBTM China提供)
  • 2. 观展参会

    2.1 作为获得励展博览集团免费服务的条件,特邀买家须:

    • 积极参加预约会面计划(Pre-Scheduled Appointment Programme); 要求特邀买家选择20个想要约见洽谈的展商并按重要性排列顺序,以及完成IBTM China团队规定的预约会面任务。
    • 每天至少参加12场预约会面(不包括目的地介绍会)。
    • 每天选择一个必须出席的目的地介绍会。
    • 特邀买家需参加预订的所有邀约会面。
    • 不得现场取消或重新安排预约会面,除非与展商取得一致并事先通知IBTM China团队。
    • 必须以个人身份参加所有预约会面。
    • 注意邀约、目的地介绍会及教育研讨会都将以英语和中文进行,除非另有说明。
    • 观展参会均需以正装出席。

    2.2 任何人未能遵守上述要求IBTM China将会重新审核其特邀买家身份,并或移除IBTM China特邀买家计划及未来IBTM特邀买家计划,且不退还该个人已经支付的任何款项。特邀买家大幅度减少邀约以及没有按照最低数量出席目的地介绍会励展博览集团将视为未出席展会,且将对此收取费用(详见下文的“未出席展会”)章节。

     

    2.3 如果同一个组织有两人或多人作为特邀买家参加IBTM China,则他们必须单独参与预约会面。

  • 3. 差旅及住宿

    3.1 IBTM China负责协调特邀买家观展参会相关事宜,包括住宿、接送和邀约安排。我们将安排适合观展参会的差旅日期。请注意这些安排是不可转让的。差旅航班时间将覆盖展期,确保买家观展参会顺利。特邀买家(含差旅的买家)可对可变更的航班进行变更以及支付取消差旅所产生的费用。(详见下文的“取消”章节)。抵达约定出发港的任何附加费用将由特邀买家自行负责。励展博览集团提供的差旅均为标准经济舱。励展博览集团不安排常用旅客里程数的升级或使用。

    3.2 买家报销

    • 仅报销机票费用(包括税费及1件托运行李),且不得超出报销的最高金额。
    • IBTM China不予报销升级费、优先登机费、改签费、提前选座费用或旅行保险。
    • IBTM China不予报销通过常用旅客或里程卡预订航班的费用。
    • IBTM China不予报销在预订之前未经IBTM China认可的航班费用。 
    • 报销费用仅在提供有效的‘机票证明’后进行付款。需通过电子邮件发送电子机票收据或纸质机票复印件。
    • 报销币种为欧元和美元。以其他货币预订的航班将采用实时汇率来计算。
    • 一旦确认参加IBTM China并收到所有信息(电子机票包括总费用及特邀买家银行信息),励展博览集团将在2018年9月至10月间处理航班费用的报销事宜。
    • IBTM China不予给因任何原因取消观展参会以及未达到最低预约会面数量或目的地介绍会的特邀买家报销航班费用。  

    3.3 励展博览集团将根据交通时刻表为特邀买家提供从北京国际机场到展会现场以及从会场到酒店(由IBTM China预订)的往返接送。

    3.4 展会期间,励展博览集团将在北京为特邀买家提供酒店住宿(根据不同身份买家而定)。这将按照每人一个单间的标准来提供。励展博览集团不负责在逗留期间房间产生的额外费用。特邀买家须在退房时结算额外费用(例如房间内的酒水饮料/洗衣店)。房间升级将由酒店人员安排管理。

    3.5 差旅变更请求将根据具体情况来处理。励展博览集团保留对差旅变更收取费用的权利。在2018年8月11日之前,我们不收取任何取消费用,如特邀买家机票已确认并出票,我们将收取机票所产生的费用。在进行差旅变更之前,IBTM China团队会将所产生的总费用告知特邀买家。所有差旅变更费用将计入到特邀买家在登记时提交的信用卡。 

  • 4. 取消及未出席展会

    4.1 特邀买家的取消费用:特邀买家在2018年8月11日当天或之前取消观展,我们将不收取任何费用,如特邀买家机票已确认并出票,我们将收取机票所产生的费用。对于在2018年8月11日之后取消参会的买家,我们将收取取消费用:欧洲及北美洲地区的特邀买家将收取1200美元的费用、亚太地区特邀买家将收取1000美元的费用、中国(北京以外)地区的特邀买家将收取300美元的费用,北京本地特邀买家将收取30美元的费用。

    4.2 半付费买家的取消费用:如在2018年8月11日之后取消,我们将收取取消费用,欧洲、北美洲、澳大利亚、亚洲的地区特邀买家将收取500美元的费用,中国(北京以外)地区的特邀买家将收取150美元的费用。

    4.3 未出席展会:如果特邀买家未在2018年9月6日之前书面告知IBTM China团队取消观展,未出席展会或者未完成规定数量的预约会面及目的地介绍会或错过2场或更多场的预约会面,我们将收取未出席展会费用。
    4.3.1 特邀买家未出席展会:欧洲及北美洲地区的特邀买家将收取1500美元的费用、亚太地区的特邀买家将收取1200美元的费用、中国(北京以外)地区的特邀买家将收取500美元的费用,北京本地特邀买家将收取50美元的费用。
    4.3.2 半付费买家未出席展会:欧洲、北美洲、澳大利亚、亚洲地区的特邀买家将收取600美元,中国(北京以外)地区的特邀买家将收取250美元。 

    4.4 特邀买家须在IBTM China闭幕后14日天内支付取消观展参会、未出席展会以及航班和姓名变更及取消的费用。如未在规定日期内支付,励展博览集团将在IBTM China闭幕后六周内从特邀买家注册时提交的信用卡(特邀买家必须在注册时提供信用卡信息)中扣缴此费用(如未通过其他方式支付)。励展博览集团将向买家提供信用卡扣费的收据。

    4.5 特邀买家必须按照上述日期将所有取消请求发送至励展博览集团电子邮箱cIBTM-hosted@reedexpo.co.ukcIBTMhb@reedexpo.com.cn,此请求须由励展博览集团确认有效。取消费用将从买家注册时提交的信用卡中扣缴。扣款之前我们会先通知特邀买家。如需要,IBTM China团队可提供发票或收据。 

    4.6 因医疗原因而取消

    • 由于医疗原因取消观展的特邀买家须在申请取消后一周内提供一份医学证明,否则须支付取消费(如上)。 
    • 所有医学证明必须用英语或中文,不得手写,须加盖公章并签字。

    4.7 特邀买家同意上述收费是对励展博览集团在特邀买家违反相关条款及条件的情况下所遭受损失的合理预估。

    4.8 替换:励展博览集团对邀请特邀买家有最终决定权。在特邀买家需要取消观展的情况下,我们将会邀请他们公司/组织的另一名同事代为参加。IBTM China团队同意买家替换,则无需支付取消费用(如有机票取消/变更的情况除外)。 

  • 5 展后观光旅行

    展后观光旅行由目的地主办方组织。 

    5.1 目的地主办方根据特邀买家是否符合其标准来决定是否邀请该买家。在特邀买家审核通过参加IBTM China之后,观光旅行主办方将审查申请,且IBTM China将分别向特邀买家通知观光旅行主办方的决定。所有观光旅行都必须接受审查 – 注册有兴趣参与并不代表名额确认。

    5.2 地点受人数、来源国、买家类型及航班时刻表的限制。特邀买家仅可申请一种观光旅行。
     
    5.3 展后观光旅行由目的地主办方协调。 

    5.4 在旅行期间的住宿及完整的旅行路线图由目的地主办方全权负责。
     
    5.5 希望申请取消参加展后观光旅行的特邀买家必须通知IBTM China团队,可发送电子邮件至cIBTM-hosted@reedexpo.co.uk(国际买家)或cIBTMhb@reedexpo.com.cn(中国买家)。 

    5.6 在2018年8月11日当天或此前收到取消参加展后观光旅行的通知将不会产生取消费用,如特邀买家机票已确认并出票,我们将收取机票所产生的费用。

    5.7 在2018年8月11日之后收到取消参加展后观光旅游的通知将产生取消费用,包括取消之日与展后观光旅游有关航班及住宿的费用,且将在取消之时告知。

    5.8 关于取消和未出席展会须收取的费用将从特邀买家在注册时提交的信用卡中扣缴。扣款前我们会通知特邀买家。

  • 6. 排除责任

    6.1 励展博览集团不对下列事宜承担责任

    • 特邀买家错过他们的航班/旅行安排。 
    • 任何航空公司或酒店或地面服务公司或其他供应商破产或倒闭。
    • 航班/旅行取消或延误。 
    • 特邀买家搭乘飞机或其他交通工具遭拒,或者被任何国家拒绝入境。 
    • 行李延误或丢失,或行李超重费 – 任何后续纠纷应该由特邀买家与航空公司直接解决。
    • 在离开前与酒店结算产生的额外费用(除酒店房间费用以外)。
    • 与由目的地主办方组织的展后观光旅游有关的任何索赔或责任。

    因上述事宜而产生的任何替代旅游安排及其他费用将根据情况由特邀买家或航空公司承担。

    6.2 特邀买家须为他们逗留期间购买充分的旅游保险,我们建议特邀买家购买足以涵盖第6.1段中所述事宜的旅游保险,并购买行李保险和医疗保险。 

    6.3 个人签证需求、通行证、其他许可证及所需疫苗接种属于特邀买家的责任,包括所发生的任何必要的费用。   

    6.4 励展博览集团及其代理商、员工和分包商对由于战争行为或威胁、劫持、恐怖行为、暴动、劳资纠纷、燃料短缺、自然灾害或恶劣天气状况、罢工或封锁干预或监管、军事行为或者超出励展博览集团或其分包商控制范围且使得励展博览集团不可能或不适宜在规定的时间和地点举办展览会,或者无法让特邀买家到达展会现场,或者无法为特邀买家提供航班、酒店、接送安排、活动或其他服务的任何其他情况造成的损失、损害或延误概不负责。励展博览集团保留重新安排展览会时间和/或替代地点的权利。

    6.5 励展博览集团概不予以合同、侵权行为或其他方式对由于特邀买家观展所引发的或与此相关的任何利润损失、业务或收入损失、预计储蓄损失或者任何间接或后果性损失或损害、成本或费用负责。

    6.6 励展博览集团不予对任何特邀买家死亡或人身伤害等负责,除非是根据英国法律应该负责的情况。

    6.7 根据任何合同、侵权行为或其他的相关条款及条件规定,励展博览集团对特邀买家或特邀买家观展所应承担的责任不得超过1500美元。

  • 7. 一般规定

    7.1 完成在线或其他申请表填写申请成为展会特邀买家并不自动确认加入特邀买家计划。如果申请成功,IBTM China团队会通知申请者。IBTM China团队拥有最终决定权。每位申请者仅可填写一份申请表,我们仅审查第一份申请表。申请者年龄必须为18岁或以上。

    7.2申请成功者须阅读并同意本函条款及条件及入场规则,勾选在线申请表中的相关确认信息并提供有效的信用卡信息之后成为特邀买家。

    7.3 必须填写完申请表上的所有内容,否则将导致申请不被处理。

    7.4 作为申请的一部分,要求所有特邀买家计划申请者提供有效的信用卡信息。我们将扣除5美元的费用用来核实所提供的信用卡是否有效。我们将提供收据。费用不予退还。

    7.5 任何特邀买家计划的服务均不包括陪伴特邀买家的人(例如配偶或家人)在内。 

    7.6 未被接受加入特邀买家计划的参与者有机会以专业观众的身份参观IBTM China。

    7.7 本函中的条款及条件,以及由于或以任何方式与这些条款及条件及其有效性和履行或其形成有关的、任何性质的纠纷、冲突、程序或诉讼(包括任何非合同纠纷或诉讼)均受英国法律管辖,并根据此法予以解释(明确排除法律冲突原则的情况除外)。 

    7.8 励展博览集团会将特邀买家的个人信息用作履行这些条款及条件之目的,包括给旅行及目的地管理公司、会议服务提供商以及与特邀买家观展有关的展商,且这些个人信息受IBTM China隐私政策(http://www.cibtm.com/Privacy-Policy/)约束。

    “特邀买家”及“IBTM China”是励展博览集团的注册商标。 

    IBTM China是一场下列公司所有并由他们主办的专业展会:励展旅游展览总公司(RTE),励展博览集团的一个分部,地址位于:Gateway House, 28 The Quadrant, Richmond, Surrey TW9 1DN;和励展博览集团中国公司(Reed Exhibitions China),地址位于:中国北京市朝阳区新源南路1-3号平安国际金融中心A座15层01-03、05室(邮编:100027)。

  • 8. 定义

    除非上下文另有要求,否则下列词语在上述条款及条件中使用时应具有下列相应的含义:

    “IBTM China”“展会”指将于2018年9月12-13日在国家会议中心(CNCC)举办的展会。励展博览集团是这场展会的所有人及主办方。

    “展商”指与励展博览集团签订合同在展览会的展位上展出的参展商。

    “特邀买家”或“买家”指会议、活动及商务旅行专业人士已经通过IBTM China审核后成为特邀买家且同意上述条款及条件,以会议、活动以及商旅产品和服务的买家身份出席展会。买家励展博览集团将为他们提供免费住宿、接送和/或航班服务,买家包括特邀买家、半付费买家和本地买家。

    “预约会面(PSA)”指由励展博览集团操作的买家与展商会面邀约的配对计划,旨在基于预先选择的展商会面偏好后协调特邀买家与展商的会面。“预约会面”是在展会期间相应进行。 

    “目的地介绍会”指由目的地展商主办的会议。每一场目的地介绍会将持续20分钟。

    “未出席展会”指如第4节所述的情况。  

    “旅行”指由励展博览集团安排的、供特邀买家享用的航空、铁路或巴士(视情况而定)交通方式。为避免疑义,这不包括私家车或励展博览集团未安排的任何交通方式。

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